Le terrain
Une mairie du Sénégal tient sa mémoire dans des registres papier : le courrier arrivé, les ordres de recette, les terrains affectés, les délibérations. Pour savoir où en est un dossier, le maire le demande à un agent, et attend la réponse.
Les logiciels de gestion communale supposent un bureau équipé, une adresse e-mail par agent et une connexion qui tient. Dans une mairie de Casamance, il y a des téléphones, un réseau qui tombe, et des agents qui connaissent leur registre mieux que n’importe quel écran.
Ce que nous avons construit
Un outil de gestion qui suit la mairie service par service, en commençant par le courrier. Le courrier arrivé est photographié depuis le téléphone, enregistré avec son numéro d’ordre, transmis au service qui doit le traiter, et l’agent destinataire en accuse réception : plus de courrier sans responsable. Chaque agent a son écran « À faire », et le registre des arrivées se consulte par une recherche. Les agents et l’organigramme de la commune y sont tenus.
Tout est pensé pour le téléphone d’un agent : une seule action par écran, une connexion par numéro et code personnel, sans adresse e-mail, et une saisie qui reste sur le téléphone quand le réseau tombe. Chaque geste laisse une trace que personne ne peut modifier, une commune ne voit jamais les données d’une autre, et le registre papier reste le filet de secours tant que la mairie le décide.
Le rôle d’Edicore
Nous avons conçu l’application, nous l’éditons et nous l’exploitons. Elle se construit avec une première commune de Casamance, en passant du temps dans chaque service avant d’écrire son module. La démonstration se fait sur des courriers fictifs, avec des comptes par fonction ; aucun courrier réel n’entre dans l’application avant que la commune ait déclaré le traitement à la Commission de protection des données personnelles et reçu son récépissé.
Où en est le projet
Construit
- Courrier arrivée : enregistrement, numéro d’ordre, transmission, accusé de réception
- Écran « À faire » de chaque agent
- Registre des arrivées et recherche
- Agents et organigramme
En cours
- Suivi des actions, échéances et rappels
- Courrier départ et délai de réponse
- Parapheur du maire
- Site public de la commune
Prévu
- Tableau de bord du maire
- Finances et recettes
- Domaines et urbanisme
- Chantiers et services techniques
- Délibérations et arrêtés
Ce que cela démontre
EasyMairie ne remplace pas le registre d’un coup : elle reprend ses mots, numéro d’ordre, arrivée, transmission, départ, et le suit étape par étape. Chaque module s’écrit après du temps passé dans le service qui le tiendra. C’est le même point de départ qu’une IA d’entreprise : la façon dont les équipes travaillent déjà, et un outil construit pour être accepté par ceux qui le rempliront.